Командировочные сотрудники обязаны не просто прибыть на место работы, но и привезти обратно отчетные документы за проживание. Это необходимо, чтобы работодатель мог оплатить и саму командировку, и проживание. Поэтому к вопросам о комфортном номере, удобном для поездки на работу месторасположении и доступном бюджете присоединяется вопрос оформления документов.
Кстати, возмещение расходов за проживание в командировке прописано законодательно. Подробную информацию об этом можно найти в статье 168 ТК РФ. Но вот никаких данных о том, сколько средств могут возместить, в статье нет. Ограничения по съему жилья обычно прописываются в локальных актах или коллективных договорах. Желательно заранее ознакомиться с ними, чтобы не попасть в ситуацию, когда вы принесли документы, а компания не готова оплачивать такой дорогой номер.
Во всех ли отелях можно оформить отчетные бумаги? Теоретически, да, практически – нет. Конечно, можно рискнуть и купить их в переходе, но сейчас многие фирмы проверяют подобные документы. Даже если они будут правильно оформлены, велик риск, что проверка выявит отсутствие вашего проживания в отеле. В этом случае вам обеспечен если не штраф, то точно отказ в оплате и недоверие со стороны руководства.
Согласно закону сотрудник имеет право проживать:
- в гостинице, отеле, хостеле, если они предоставляют соответствующие документы;
- в служебной квартире;
- в арендованной квартире.
В качестве подтверждения своих трат необходимо предоставить:
- счет из гостиницы, где указаны полные реквизиты отеля, ИФО проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. На счете или чеке должна быть печать компании, где сотрудник проживал. Если оплачивались дополнительные услуги, они возмещаются по договоренности;
- договор об аренде, подписанный по всем правилам, акт об оказании услуг и расписка о том, что деньги получены.
Если человек проживал в служебной квартире, то обычно он никаких расходов не несет, потому что работодатель сам проплачивает такое жилье. В этом случае нужно просто соблюсти все правила заселения, выселения и проживания, если они есть в вашей компании.
Организовать себе возмещение средств за проживание в другом городе не так сложно. Нужно просто заранее проверить все документы фирмы и обговорить с руководителем, что компания оплачивает, а что – нет. И, конечно, озаботиться чеками или другими подтверждениями оплаты.
