Отправляя своего работника в командировку, на деловую встречу или симпозиум в другой город, организация снабжает его некоторой суммой денег. В неё входят расходы на транспорт, питание и проживание, посчитанные, исходя из некоторых средних данных. Расходование средств обязательно должно быть целевым и подтвержденным – использование выданных денег по своему усмотрению не допускается.
Как подтверждаются расходы
Муниципальные организации и предприятия требуют от своих работников по возвращении из поездки отчитаться о произведенных расходах, подтвердив их соответствующими документами. В пакет таких бумаг, требующихся для отчета, входят:
- проездные документы до пункта назначения и обратно – учитываются пересадки;
- гостиничные чеки;
- товарные чеки – если во время деловой поездки нужно приобрести в магазине оборудование, канцелярские товары, специальную литературу и прочее;
- квитанции об оплате услуг.
С чеком из гостиницы знаком каждый командировочный. Как известно, дорога и проживание в отеле – самые объемные статьи расходов в любой поездке, особенно дальней. Соответственно, этот документ представляет особую важность для отчета, поскольку свидетельствует, что сотрудник в течение определенного времени проживал в какой-либо конкретной гостинице и заплатил за это некоторую сумму денег.
Купить чеки гостиницы и сэкономить на проживании
В некоторых случаях имеет смысл купить чеки гостиницы с подтверждением о проживании.
Проживание в гостиничном номере входит в состав обычных расходов, предусмотренных для отправляющегося в командировку, а потому на гостиницу выдается соответствующая сумма денег. Если номер в отеле не бронирует отправляющая организация, а ищет сам сотрудник, появляется возможность сэкономить на проживании для собственной выгоды, купив для отчета гостиничный чек.
Покупка этого документа дает несколько важных преимуществ:
- чек выдает реально существующая гостиница с указанием категории номера, суммы оплаты, дат заселения и выезда – ни одна проверка не найдет нарушений;
- сотрудник, купивший чек, может остановиться в дешевом хостеле, у друзей или родственников;
- имеет все необходимые для отчета документы;
- разницу может использовать по своему усмотрению.
Приобретение чека гостиницы необыкновенно выгодно и полностью безопасно. Этот документ имеет юридическую силу и в любой время может быть успешно подтвержден. А сотрудник получает материальную выгоду, которая становится особенно заметной при длительном пребывании в деловой поездке.
