Когда в компании принимается решение начинать участие в коммерческих и государственных закупках, в ближайшее время или в перспективе, руководитель встает перед выбором, ведь перед ним открываются несколько возможностей:
- Создание собственного тендерного отдела,
- Передача всех работ, связанных с тендерами, в отдел продаж,
- Использование услуг сторонних организаций.
Каждый из этих вариантов имеет свои особенности, и их стоит рассмотреть в отдельном порядке.
Построение тендерного отдела
Если речь идет о такой необходимости, как построение тендерного отдела, и начальство не считает возможным пользоваться иными решениями, приходится выполнять целый ряд важнейших для этого процесса задач. Так, в частности, приходится выискивать и нанимать на работу персонал, способный справляться с подобными задачами, а также обучать и адаптировать собственных сотрудников – этот процесс оказывается глобальным, и для его полноценного выполнения целесообразно оказывается использовать консалтинговые услуги, так как при отсутствии опыта риски будут довольно большими. Также собственный тендерный отдел требует оптимизации документооборота и введения целого ряда корректив в этот процесс, выработки отдельных стратегий именно для тендерного отдела.
Нужно будет определить показатель результативности работы данного отдела, а также и наладить контроль над его работой. Если все это удастся на славу, то в дальнейшем можно будет наблюдать увеличение качества его работы, рост результативности и прочие преимущества, которые дадут компании шанс на получение хороших прибылей от участия в тендерах. Но результат будет заметен только после обкатки нового отдела, то есть, спустя определенный период его работы, и исключить этот аспект можно только путем особо тщательного обучения, плотного использования консалтинговых услуг.
Отдел продаж
Подобный подход, связанный с передачей работ с тендерами в отдел продаж, подойдет только на начальных этапах работы, когда тендеров попадается мало. Но даже он потребует предварительного обучения людей, в противном случае они не смогут эффективно работать с тендерами. Также придется время от времени освобождать специалистов от их основных и привычных работ, что может негативным образом сказаться на результативности работы отдела продаж. В дальнейшем же он окажется просто перегруженным, и Вам все равно придется создавать отдельный тендерный отдел, пусть и на основе опыта людей, которые занимались такими работами в отделе продаж, а может быт, даже под их началом. Так что подобное решение можно рассматривать только как временное.
Использование сторонних организаций
При выборе такого варианта в первую очередь необходимо будет найти организацию, которая оказывает такие услуги. Нужно будет внимательно отнестись к содержанию договора и процессу его подписания, и быть готовым оплачивать работу сторонних специалистов, если все условия Вас устроят. Зато Вам не придется создавать собственный отдел и нанимать новые кадры, а что касается оплаты – как правило, подобные организации берут свои, пусть и немалые, деньги, только в случае победы.
Таким образом, обеспечить свое участие в тендерах можно разными способами – существует три более или менее приемлемых варианта организации данной деятельности в рамках компании. И построение тендерного отдела далеко не всегда является обязательным условием. Однако стоит понимать, что при серьезной направленности компании на работу с тендерами рано или поздно такая необходимость все равно возникнет, и к этому стоит быть готовым. Тем более, что практически любая более или менее серьезно работающая с тендерами компания имеет собственный отдел – это показательно.
