Если для документального оформления денежных расчетов за оказанные услуги физическим лицам вы используете бланки строгой отчетности, то тема, касающаяся хранения и контроля их использования, будет для вас актуальной. Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание индивидуальным предпринимателям.
Прежде всего, нужно выполнить все нормативные требования, касающиеся данного вопроса. Согласно Положению № 359 вся ответственность за сохранность бланков строгой отчетности ложится на руководителя (п. 14), который должен обеспечить наличие сейфа, шкафа (если бланков не много) либо специально оборудованного помещения, защищенного от проникновения сторонних лиц, способных причинить ущерб (п. 16).
Кроме того, в Положении предусматривается проведение периодической инвентаризации этих бланков в сроки, установленные для проверки наличности в кассе (п. 17). Этот момент самый интересный, поскольку на законодательном уровне строго установленных сроков нет. Периодичность проведения плановой инвентаризации остается на усмотрение руководства и фиксируется в учетной политике. Все это касается юридических лиц, для которых ведение бухгалтерского учета является обязательным.
А как же быть ИП, которые могут даже кассы не иметь как таковой? В этом случае нужно, как минимум, выполнить требования п. 17 и проводить инвентаризацию БСО в случаях, предусмотренных для обязательного ее проведения для кассы. В этом случае обязательно понадобится инвентаризационная опись бланков строгой отчетности, которую можно найти здесь: http://blanksomat.ru
Из всего перечня, приведенного в Методических указаниях № 49 про инвентаризацию имущества и финобязательст (приказ Минфина от 13.06.95), для ИП подойдут следующие случаи:
смена сотрудника, отвечающего за их хранение;
выявление факта кражи, порчи или злоупотребления;
чрезвычайные события: авария, пожар, потоп и пр.
Кроме этого, периодическая сверка записей в Книге учета БСО с фактическим их наличием будет полезна ИП даже при отсутствии бухгалтерского учета как такового.
При выявлении фактов нарушения, сотрудника, отвечающего за хранение БСО и допустившего недостачу, руководитель на свое усмотрение, может привлечь к дисциплинарной ответственности. Если недостача в более крупных размерах или повторяется регулярно, то на это строит обратить особое внимание и подать заявление о краже. В этом случае может возникнуть уголовная ответственность, если такой факт действительно подтвердится.
Важно помнить, что обеспечить сохранность БСО не так уж сложно, если минимизировать вероятность ошибок учета, халатного отношения сотрудников и т.д. Это позволит вам сделать использование автоматизированных систем формирования и учета этих бланков. Тем более, что сейчас это легко осуществить, прибегнув к услугам недорогих и удобных веб-сервисов.
